可以使用加密系統。在不影響員工對電腦任何正常操作的前提下，文件在復制、新建、修改時被系統強制自動加密。

加密的文件只能在單位內部電腦上正常使用，一旦脫離單位內部的網絡環境，在外部電腦上使用是亂碼或無法打開。

加密文件只有被管理員解密之后，帶出單位才能正常使用。

文檔信息數據防泄密系統服務，文檔數據防泄密工作流程如下：

首先要從文檔數據信息匯聚端口端做信息防泄密防線。

1.對企業數據信息傳輸做數據加密處理。

2.未授權的文檔資料，發出去全部是亂碼，防止同行復制。

3.設置禁止拷貝資料和所有操作記錄保存日志。

4.服務器上實時生成多個備份文檔文件，方便誤操作時隨時可以找回。

5.外發文檔文件可以限制打開次數和使用時間，過期內容為亂碼文檔，也可設置自動銷毀文檔。

6.脫落授權網絡，文檔文件變亂碼，防止文檔機密外泄。