為企業提供最專業文檔管理解決方案—做企業私有云盤,積累知識財富HOLA文檔管理系統基于知識管理理念而研發的一套用于文檔管理、知識管理的軟件系統，解決文檔分散、文檔傳遞不可控的根本原因，幫助企業構建集中的海量文檔管理平臺，對文檔進行全生命周期管理。

為企業搭建功能強大的文件數據存儲共享平臺，一站式滿足文件存儲與管理、協同分享、移動辦公等不同的業務需求。

打造安全、高效、便捷的文件使用環境，幫助企業節省運營成本，優化管理流程，提升業務處理效率。

集中管理 在線管理所有類型文檔，快速匯總分發，上傳文件大小不設限，還能在線預覽辦公文檔及圖紙、圖片； 無需手動操作，支持將客戶端文檔自動備份到企業云盤，保留文檔的歷史版本，隨時恢復誤改、誤刪文件； 多種檢索模式，支持關鍵詞搜索、文檔分類檢索、元數據檢索等，支持用戶在海量數據中快速查找； 支持存儲空間按需分配、彈性擴容，多重容災備份、硬盤加密存儲、避免數據存儲風險。

文檔安全管理 維護文檔的多級權限體系，可設置文檔的只讀、下載、拷貝、編輯、打印等權限，支持對非權限內的文檔進行借閱； 工作過程中的所有信息，都將自動匯聚到云存儲之中，并且有嚴格的授權保護以及完整的訪問記錄，安全可靠，永不丟失； 支持多工作區管理，可以為業務相對獨立的各個事業部設置相對獨立的工作區，保證業務的獨立性； 多級訪問權限、兩級回收站、系統審計日志和統計報告，讓企業云盤安全、可控、可追溯。

超大文件極速傳遞 用戶可制作文檔的安全鏈接，發送給同事或企業外的第三方，降低了文檔在網絡上的傳輸量，并提高了文檔的安全性； 鏈接可設置訪問密碼和有效期，設置權限為只讀、下載或打印，以及允許操作的次數，云平臺會保留文檔的操作日志； 可將公開的文檔發布到企業網站，無需帳號密碼，即可匿名訪問特定的文檔或文件夾； 安全鏈接與郵件、短信、即時通訊工具有機整合，自動發送云盤消息。

移動辦公 支持Android、iOS、Windows等多種主流終端，隨時隨地訪問、查詢云端文檔，輕松實現移動辦公； 跨終端智能同步，各平臺文檔與云端自動保持一致，用戶在任一設備對文檔進行增刪或評論，都會實時更新到其他設備； 社交化分享，可隨時隨地通過郵件、短信、微博、微信等方式快速將文件分享給他人。

團隊協作 多方對同一文檔修改后，會生成多個歷史版本，可任意追溯。

用戶可通過評論功能交換協作意見，或者訂閱自己關心的文檔； 支持多組織協作、項目團隊協作，以及與第三方合作伙伴臨時組建文檔共享空間，快速分享文檔、協同辦公，提高工作效率； 發起文檔流程，審批或會簽一份文檔/圖紙； Outlook 延伸功能插件，幫助用戶將郵箱里的郵件、聯系人快速備份到云端。

支持200多種文件直接在線預覽/播放doc、docx、xlx、ppt、pdf、JPEG、PNG、exe等市面上主流格式預覽，無需下載到本地。

ISO文件管理 | GMP文件管理在市場競爭日趨激烈的今天，優質的產品質量和高效的企業管理是企業取得市場先機的關鍵。

HOLA系統幫助企業加快體系文檔的流程審批過程，保證文檔版本的一致性，提高文檔查詢的效率，實現ISO文件的全程電子化管理，為企業提高效率、節約人力成本、推進質量管理理念的落實。

HOLA對企業文檔進行安全的集中管理，對質量文件的建立、更新、審批、會簽、回收、借閱和下發過程進行控制，就文件更新、審批、待辦任務發送通知，督促辦理，加快事務處理進程；HOLA可以自動生成文檔編號，確保員工訪問文檔的最新版本，同時保存文檔的舊版本和所有訪問、修訂日志；HOLA強大的搜索引擎可以作基于文檔屬性、編號、版次等多維度查詢，支持文件內容搜索，記錄文檔引用關系和提供紙質文檔電子化管理。

制訂、修訂、取號多人協作制訂、修訂文檔，通過任務推送，主動通知責任人。

支持文檔的多版本管理。

支持調取模板創建文檔，支持在線編輯文檔。

系統能夠依照規則自動生成文檔編號，并將編號自動添加到文檔。

會簽、審批多部門評審文檔修編意見，會簽文檔新編、修訂內容。

修訂好的文檔按照文檔管理辦法進行逐級審批，流程中發送通知給審批責任人，發起人可查詢審批進度。

文件分發支持電子文件分發和紙質文件分發管理。

依照權限逐級分發電子文件，自動通知到人，并保留分發和學習記錄。

可以控制紙質文件的打印份數，制定分發、回收任務，記錄分發情況。

培訓系統記錄在線學習、培訓情況，提供分項統計報表，監督員工在規定時間完成學習。

通知發布各種通知：修訂文件、新版本發布、培訓通知等。

通知方式多樣：郵件、短信、RTX、企業微信等。

搜索對文件內容進行模糊檢索、全文檢索，及索引卡檢索，檢索的內容可以是發布時間、審批人、文件版本、文件標題和正文。

為了保障安全，搜索被限制在用戶權限范圍內進行。

紙質文檔電子化將紙質文檔掃描、OCR，并按照一定規范存儲到文件系統中。

統計提供文檔量、分布情況、新發布文檔的統計；提供權限報告、手冊使用情況報告等。

靈活、強大、易管理的安全特性HOLA企業內容管理系統采用了當今最高端的安全技術為企業保護其知識資產。

HOLA系統在系統層、網絡層、數據層，及應用層（文檔/工作流/流程）提供多級安全控制措施。

用戶權限設置支持非專業人員的管理員權限，不再由系統管理員進行集中的權限管理，避免過多的高級權限賦予IT人員。

HOLA支持為各個組織、項目指派管理人員，委托他們進行管理。

這大大優化了系統管理的可操作性。

管理員端登陸界面只能對系統進行配置、增減用戶、功能設置，但是沒有文檔訪問的權限。

細粒度的文檔訪問控制HOLA系統可以控制所有的對于文檔的操作權限，可針對文檔柜、文件夾、甚至單個文檔分配權限；可為其設置不同的安全級別，例如：上傳、下載、閱讀、打印、修改、版本增加、移動、刪除以及匿名訪問等等。

可按照公司的組織結構，為用戶分組，成組分配權限，簡化權限的分配和管理。

系統也支持直接針對個人授權。

操作追溯 – 完整文檔訪問日志HOLA自動記錄完整的審計線索歷史，隨時記錄系統中每個用戶進行的所有操作，包括操作者、操作日期及時間以及操作行為。

防打印、防下載、防拷貝 – 文檔播放器通過使用HOLA文檔播放器可禁止用戶下載、編輯、打印、拷貝文檔。

由于用戶通過HOLA文檔播放器訪問文檔，而不是客戶端應用軟件，從而避免受保護的信息意外遺留在客戶端設備上，控制企業秘密文檔的擴散。

Viewer 支持的格式包括word、excel、powerpoint、pdf、jpeg等。

CURL – 安全鏈接獨有的網絡內容定位標識（CURL）技術，文檔可通過系統生成的唯一URL方式訪問，客戶只需簡單點擊CURL鏈接，即可訪問文檔。

唯一URL可被嵌入某一郵件、表格或其他外部對象。

可以有效地減少網絡上的文檔傳輸量，并保證文檔的安全查看。

并不需要一層一層打開文件夾目錄。

既避免了尋找文件夾下面文檔的麻煩，又在安全性能上面得到了保障。

因為無法看見文件夾結構，從而避免了該文件夾中其余文檔外泄的風險。

而且CURL鏈接是通過加密算法發出，客戶無法通過收到的CURL鏈接逆推出文件夾中其他文件位置，從而也不可能訪問文件夾中其他文件。

集團與分公司與合作伙伴協作區分隔離支持多工作區模式，對使用者的操作范圍、使用功能、數據查詢進行完全隔離。

防黑客攻擊 – 數據傳輸加密HOLA系統可以提供基于SSL的信道加密措施，SSL采用128位加密算法，使網絡傳輸的信息變成密文，這樣，即使信息被截獲，按照現在的技術也很難被破譯。

防災難性數據丟失 – 服務器備份HOLA系統的數據和文檔可以進行定期定時的自動備份，備份可以是在單一的服務器上的不同硬盤之間備份，也可以在網絡上的不同服務器之間備份。

防錯誤刪除 – 回收站機制HOLA系統提供回收站機制，任何文檔，郵件或其它信息被刪除的時候都首先進入回收站中，直到清空回收站時才真正被刪除，有效減少由于用戶誤操作造成的信息損失。

數據完整性 – 文檔版本管理所有文檔階段性的歷史版本都將存檔起來，供將來查閱。

HOLA支持高級的版本管理功能，包括版本回滾、文檔同步等功能。